Derechos de protección de datos: cómo atenderlos en tu empresa

Los seis derechos, en cristiano

• • Acceso: decirle qué datos suyos tienes, para qué los usas, a quién se los has cedido y cuánto los conservarás, y darle una copia.
• • Rectificación: corregir datos inexactos o completar los incompletos.
• • Supresión (el «derecho al olvido»): borrar sus datos cuando ya no son necesarios, retira el consentimiento o el tratamiento no es lícito.
• • Oposición: dejar de tratar sus datos cuando te amparas en el interés legítimo. En publicidad, la oposición es absoluta: si te dice que pares, paras.
• • Limitación: congelar los datos (conservarlos sin usarlos) mientras se resuelve una discrepancia, por ejemplo si discute que sean exactos.
• • Portabilidad: entregarle en un formato legible por máquina los datos que te dio él mismo, cuando el tratamiento se basa en consentimiento o contrato y es automatizado.

Cómo atender una solicitud sin bloquearte

• • Anota la fecha de entrada. El plazo de un mes cuenta desde que recibes la solicitud, llegue por email, por carta o por un mensaje en redes.
• • Verifica la identidad de quien pide, sin pasarte: si ya es cliente y escribe desde el email con el que se registró, pedirle una copia del DNI suele ser desproporcionado.
• • Comprueba si eres responsable o encargado. Si los datos los tratas por cuenta de un cliente tuyo, traslada la solicitud al responsable y no respondas por tu cuenta.
• • Busca en todos los sistemas: CRM, facturación, email, copias de seguridad, listas de marketing y papel. Media respuesta es una respuesta incompleta.
• • Responde por escrito dentro del mes, incluso para denegar, explicando el motivo y el derecho a reclamar ante la AEPD. En solicitudes complejas puedes prorrogarlo dos meses más, pero avisando dentro del primer mes.
• • Guarda la evidencia de qué pediste, qué contestaste y cuándo. Es tu prueba de responsabilidad proactiva.

Qué pasa si no respondes

El silencio es lo que dispara las reclamaciones. La persona acude a la AEPD, la Agencia te pide explicaciones y el expediente ya no va solo del derecho que ignoraste: aprovecha para revisar tu registro de actividades, la información que das, los contratos con tus proveedores y tus medidas de seguridad. Un email sin contestar acaba convirtiéndose en una revisión completa.

Por eso conviene tener el procedimiento montado antes de necesitarlo: un buzón de contacto para derechos, alguien responsable de vigilarlo y un par de plantillas de respuesta. Cuesta una tarde y evita el problema entero.